ワークフロー改善への道3

何が課題なのか?

最初の記事でも書いたが、デザインリサーチの実践として、手元にありそうな素材に目を向けた、というのが、正直なところなので、仕事の仕方について、明確に「これが課題」と思っていることは特にない。元も子もない。
といっても、我流で身につけてきたものであること、ミスが起きること、家事時間になっても仕事を続けてしまうこと、など、直せるなら直した方がいいと思うことはある。仕事には毎回、大小問わず反省点が付きまとうのに、次に生かされているのか不明だ。
つまり、何かあった時に振り返って改善ができることが、必要なのではないか。ワークフローは、おそらく、継続的に改善が必要になる。

プロセスやワークフローに検証可能性を持たせる

ひとまずこれを課題とする。

閑話休題 用語の確認

ワークフロー:事業者や作業者などの間の仕事の流れ。

プロセス:① 物事を進める手順。② 物事が変化するときの経過。物事が進む過程。「―を重んじる」③ 食品の保存のためなどに行う加工処理。④ 「プロセス平版」の略。

プロセス平版:プロセスカラー原稿を写真製版やカラー-スキャナーを用いて,赤・藍(あい)・黄・墨の四色に色分解し,多色印刷用の平版を作ること。また,その版。多色平版。

プロセスカラー:シアン(青)・マゼンタ(赤)・イエロー(黄)の 3 原色に,ブラック(黒)を加えて作る色。カラー印刷に使われる。

・・・・・・じゃなくて。

プロセスの方が、ワークフローを複数包含した、仕事や業務全体をさす言葉のようです。
果たして、先の2つの記事、この意味で使っていたか、あいまいです。

・・・・・とりあえず!
これ以後は、上記に気をつけて、ワークフローとプロセス、使い分けていきたいと思います。

ワークフローがない

前回の記事で書き出したものの、私の中でワークフローは全て「なんとなく」。なんとなくのものを改善しようと思っても、なんとなくにしかならないので、まずは、ワークフローの明文化が必要ではないか。前回の記事でそれを書き出しながらも、もちろん仕事によってワークフローには違いが出るが、この手順でやろう、ということを決めてから、とりかかるということをやっていないのでは・・・・。
まずここからか。

というわけで少し参考になりそうな例を探してみた。
お手軽に、ウェブで・・・・

https://baigie.me/sogitani/2018/08/baigie-workflow/

最初に探し当てたものが、かなり思ったものに近かったので、これを書く手を止めて熟読してしまっていた。まずこれを参考に、一度ワークフローを明文化してみる。

明文化したワークフローはどう使うか?

上記参考サイトにあるように、ワークフローを全て書き出したらプロジェクトによって必要なものを組み替えて使うとのことなので、「プロジェクトの進捗状況をタスク毎に細分化したシート」の形でアウトプットする。このアウトプットのアウトカムが「ワークフローを明文化すること」になり、ワークフローの改善はこのアウトプットをその時々の反省をもとに書き換えていくこととなるだろう。

反省の時間を組み込むこと

ひとつの仕事が終わったら、もしくは終わる前から、次の仕事は始まってしまう。終わった仕事を振り返らなければ「改善」はできない。プロジェクト自体に反省の時間を組み込むこと。これは、それこそ、ワークフローの中に含めるようにすれば良いのでは。
また、日々の仕事の中でも振り返る時間を取るようにルール化するのがよいのではないか。1日15分なり時間を決めて、振り返る。

時間単価の考え方

かなりざっくりとしたことを言えば、
1年に稼ぎたい金額 ÷ 労働に使う時間 = 時給とすべき金額
になるだろう。

という感じで計算している。見積もりを書くときはこれを基準にしていく。ここに具体的な金額は書かないが、この額面を見てしまうと、最低時給が1,000円に満たない労働がちまたにあふれている件について、おかしいよ、それほんとおかしいよと言わざるを得ない・・・・。

1日に何時間働けるか?

フリーランスなので、労働基準法は適用外なので、実質何時間働いてもいいのだが、規則正しい生活と家事を回すことを考えると、子育てというタスクはないけど、1日に集中力を保って働けるのは、せいぜい5時間が限度です。これ以上働くと家事とか自分のケアが面倒になって、資本=私の健康な身体を保てません。これは自分の能力の限界なのだなあ、と思うと同時に、8時間って働きすぎじゃね、って思ってます。労働基準法で定めているのは、1日8時間以上働くなということであって、1日8時間働けという意味ではない。もちろん経営側の人間は、なるべく同じ給料で多く働かせたいわけだから上限の8時間いっぱいに勤務時間を取ろうとするわけだけど・・・。いい加減考え直していいと思ってる。

1日の時間配分とルール

外出したりなど用事もあるので、あまり厳格に決めることはできないが、一旦下記でやってみようと思う。

時間配分

  1. その日集中してやると決めた作業(3時間)
  2. 急ぎの作業(1時間)
  3. メールへの返信・スケジュール管理(0.5時間)
  4. バックアップ管理・バージョン管理(0.25時間)
  5. 業務の見直し(0.25時間)

ルール

  • その日の15時までにきたメールは18時までに返信する
  • 15時以降に来たメールは翌日12時までに対応する
  • 平日に片付かなかった分は土日いずれかを使うことを許容する

1は3の時間を使って前日に計画したスケジュールにそって実施するもの。
2は、何かとすぐやってほしいと言われる作業が発生しがちなので、あらかじめ時間を見ておくもので、なければ1の作業に追加するか、勉強など他のことに使う。4は管理法を明記する。5はレポートの形で書きためる。
実際に使った時間についてはToggleを利用してログを取り、見直しに利用する。

ドキュメント管理

ワークフロー関連のドキュメントはGoogleドライブで管理する。
共有が容易であること、デバイスによらず閲覧が可能であるから。


つらつらと思いつくままにアイデアを書きとめたかたち。まずやってみて、という感じになってしまい、デザインリサーチの話とは全く関連がないが、あの本の中でもプロセスの透明化と検証を可能にすることが繰り返し述べられていたので、重要なことなのだと思う。
どんな制約の中から、どんな選択肢を考え、それをどんな基準で取捨選択したか、実際にどう実行したか、その結果どうなったか、その結果から何を見直すか・・・この繰り返しかのかなと。
いまは、選択肢を考えたところだろうか。取捨選択をせずに実行に移そうとしているわけだから、すでに流れから逸脱しているのか。

近日新しい仕事が入る予定なので、そこで実際ワークフローにそってやってみることになると思うので、また、なやみあぐねじたばたする様をここに書くと思います。

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