クライアント名/プロジェクト名/日付＋作業内容/作業データ
という階層になるようにデータを保存している。
そのほかのルールは大体こんな感じ
- 最新データは「プロジェクト名」フォルダ直下、もしくは「日付＋作業内容」フォルダ直下におく
- バックアップは差分で残しファイル名はなるべく変えない
- 修正指示は必ず文書で残す。メールで指示が来たの場合はPDFに書き出したり、打ち合わせ時や口頭での指示だった場合は、面倒だけど指示を取りまとめた文書を作って保存し、相手もにも送る。
- CMSへの入力内容についても、修正があった場合は、すでに入力されている内容をコピペするなどしてバックアップする。履歴やリビジョン機能は過信しない。（データベースを整理する際に消されたり、履歴の保存上限がある場合は消えるので）
このやり方だと、いつどんな作業をしたかプロジェクトごとに一目でわかるので便利です。
メールで指示が来た時は、指示内容をテキストで残すとか、メール自体をPDFに書き出すなどして残しておく方がいいと思った。パソコンが調子悪くて初期化した時などでも、メールボックスのバックアップまでに気を回さずに済む。
作業自体がそこそこ修正が繰り返されるものである場合は、「日付＋作業内容」フォルダの中に、「工数フォルダ（例だと「ラフ」や「2校」となっているもの）」を作って、段階ごとの修正指示とバックアップを取るようにしている。最初のに戻して！なんていう指示もあるので作業中のバックアップとして役立つ。また、だいぶ時間が経った後などに、「最初こういう指示のはずだったのに、なんで違ってるの？」という問い合わせもあったりするので、作業指示とバックアップが残っていればどの段階で変更があって、という説明ができる。
上記の例の場合、新たな修正があって3校めが増えたとすると、「3校」フォルダを作り、まず、修正指示のデータを保存しておく。修正が入ったデータのバックアップを「3校」フォルダに入れ、修正作業自体はルート直下にあるデータに対して行う。すると3校が来た時点のデータが残り、「日付＋作業内容」フォルダ直下のデータが最新のまま保たれる。2校との修正前後の差もデータを見比べて2校の修正指示を見るとわかりやすいはずだ。
工数ごとにフォルダができるので、修正が繰り返されたことも一目でわかる。もしかしたら、似たような作業内容が振られた時にざっと修正内容を見返したら、同じ轍を踏まない！ということもできる、、、かもしれない。
みなさんの意見も聞いてみたいですので、お気軽にコメントにて。